Een digitaal boa-ID maakt het beheer van de passen voor Justis en onze afnemers een stuk sneller en gemakkelijker.
Van vrijdag 15 oktober tot en met dinsdag 2 november had Justis te kampen met een grote technische storing bij één van de leveranciers. Er konden geen aanvragen worden ingediend en onderhanden werk liep vertraging op, omdat de noodzakelijke informatie-uitwisseling met onze partners (zoals gemeenten, onderwijsinstellingen, politie en justitie) beperkt was. Inmiddels zijn alle systemen weer opgestart en werken we met man en macht om de opgelopen werkvoorraad te kunnen wegwerken binnen de wettelijke termijnen.
Goed functionerende ICT-systemen zijn een noodzakelijke voorwaarde voor de dienstverlening van Justis. Naar de toekomst toe zal Justis blijven doorgaan met het zorgvuldig verder automatiseren van de screeningsprocessen. De omvang van de storing zoals we die meegemaakt hebben komt zelden voor en is heel vervelend, maar helaas nooit uit te sluiten. Op basis van een grondige evaluatie bij de leverancier en bij het ministerie van Justitie en Veiligheid kijken we welke maatregelen we kunnen nemen om de kans op verstoringen in de toekomst zo klein mogelijk te maken.
Signalen, oplossingen en resultaten
1
Uit onderzoek blijkt dat de brieven van Justis niet voor iedereen goed te begrijpen zijn. Ze zijn geschreven op taalniveau C1, met soms ingewikkelde formuleringen en formeel en juridisch taalgebruik. Dit past niet bij onze wens om toegankelijk te zijn voor de burger en helder te communiceren. Doordat mensen de boodschap van onze brieven niet begrijpen, krijgen we bovendien een hoop telefoontjes met vragen. Het beantwoorden van deze vragen kost veel tijd.
Justis gaat haar burgerbrieven herschrijven naar taalniveau B1. Dit niveau is voor de meeste Nederlanders goed te begrijpen. We starten nog dit jaar met een pilot waarin we de brieven van het product naamswijziging onder handen gaan nemen. Tijdens de pilot gaan we op zoek naar de slimste werkwijze om de brieven te herschrijven. Vervolgens gaan we in 2022 met de rest van onze brieven aan de slag. In 2023 willen we klaar zijn.
Begrijpelijke brieven voor burgers en minder telefoontjes voor ons klantcontactcentrum.
2
Justis digitaliseert. Steeds meer bedrijven en organisaties willen zoveel mogelijk zaken online bij ons regelen, en Justis beweegt daarin mee. We hechten veel belang aan de veiligheid van onze digitale dienstverlening. Daarom scherpen we net als de rest van de Rijksoverheid de toegang tot onze online diensten verder aan.
Vanaf 1 juli 2021 hebben we de eHerkenningsniveaus voor MijnJustis verhoogd. eHerkenning is een gestandaardiseerd inlogsysteem, waarmee zakelijke gebruikers veilig bij (overheids-)organisaties kunnen inloggen en communiceren. We hebben voor elk van onze diensten/producten een zorgvuldige afweging gemaakt welk hoger niveau het beste past. Daarbij hebben we goed gekeken naar zowel veiligheids- en privacyaspecten als klantvriendelijkheid en gebruiksgemak.
Partijen die zakelijk inloggen bij Justis om gebruik te maken van onze digitale diensten, kunnen dit veilig en betrouwbaar blijven doen.
Om te kunnen screenen heeft Justis toegang tot informatie in allerlei systemen. Het Handelsregister van Kamer van Koophandel (KVK) is één van die systemen. Maar niet zomaar één: alle afdelingen van Justis maken ervan gebruik, voor meerdere screeningsproducten. Arnold Rijks werkt bij KVK als relatiemanager Team Publiek. Hij onderhoudt de reguliere contacten met Justis en zorgt er samen met zijn ICT-collega’s voor dat de informatielevering vanuit KVK snel en stabiel is en blijft. Dat klinkt misschien niet zo spannend: toch is het van essentieel belang voor de uitvoering van de wettelijke taken van Justis en andere overheidsorganisaties.
“Binnen ons team ben ik verantwoordelijk voor de contacten met justitiële overheidspartijen, zoals het ministerie van Justitie en Veiligheid, het Centraal Justitieel Incassobureau en dus ook Justis. Als onderdeel van het relatiebeheer probeer ik de belangen van KVK zo goed mogelijk te vertegenwoordigen en maak ik me er tegelijkertijd sterk voor dat signalen vanuit Justis snel en op de juiste plek binnen onze organisatie landen. Het gaat er namelijk om dat we als overheidsketen zo effectief mogelijk opereren. Daarbinnen hebben KVK en Justis weliswaar een eigen rol en verantwoordelijkheid, maar die kunnen we alleen goed invullen als we zaken goed met elkaar afstemmen en communiceren.”
KVK is een belangrijke informatieleverancier van Justis. De informatie uit het Handelsregister wordt voor diverse screeningsproducten gebruikt, van netwerktekening tot de VOG voor rechtspersonen en van de Garantstellingsregeling Curatoren tot de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Justis raadpleegt het Handelsregister handmatig en ‘system to system’, waarbij een speciale interface gegevens automatisch heen en weer stuurt. Justis heeft ook de beschikking over een bronkopie van het Handelsregister. Hiermee kun je terugkijken in de tijd, bijvoorbeeld als je wilt weten wie er op een bepaalde datum in het bestuur van een rechtspersoon zat.
“Laurens Koster - mijn counterpart en aanspreekpunt bij Justis - en ik hebben regelmatig contact. De kwaliteit van de data en de datalevering is vanzelfsprekend het belangrijkste onderwerp van gesprek. Ook bespreken we nieuwe ontwikkelingen die het werk van Justis kunnen raken, zoals het afschermen van woonadressen van ondernemers dat laatst in het nieuws was. Soms gebruiken we elkaar als klankbord, bijvoorbeeld naar aanleiding van de recente evaluatie van de Wet controle op rechtspersonen. En natuurlijk wisselen we van gedachten over de toekomstige inzet van het Handelsregister, een onderwerp (datavisie) waarvoor KVK afgelopen zomer een internetconsultatie is gestart onder zijn stakeholders. De kern is dat we elkaar tijdig informeren en samen anticiperen op nieuwe ontwikkelingen.”
“De samenwerking met Justis verloopt doorgaans erg goed. Ik zie het als een voorbeeld van hoe overheidspartijen met elkaar zouden moeten omgaan. We werken heel praktisch en oplossingsgericht. Onze ICT-teams presenteren de oplossing soms al voor we het probleem zelf hebben gesignaleerd. En dat is natuurlijk helemaal prima.”
januari tot en met oktober 2021
1.167.129
aanvragen
1.944
geweigerd
1.800
goedgekeurd
94
geweigerd
4.909
afgegeven opsporingsaktes
4
geweigerd
129
ernstige mate gevaar
40
mindere mate gevaar
102
geen gevaar
165
risicomeldingen
583
netwerktekeningen
471
verleend
22
geweigerd
131
nieuwe verzoeken
110
verhogingsverzoeken
199
goedgekeurd
14
geweigerd
10.795 aangevraagd
95
toegewezen
270
afgewezen
Marginale afwijkingen voorbehouden.